Наказом № 1886 затверджено Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передання на архівне зберігання: https://cutt.ly/YEZLwki
Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність на цих носіях. Строк їх зберігання повинен бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері.
Якщо існує ймовірність того, що документи не збережуться на електронних носіях протягом усього встановленого строку, підприємство зобов’язане продублювати їх на декілька електронних носіїв або зберігати у вигляді паперової копії.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
· інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
· має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
· у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Строки зберігання паперових документів передбачило Міністерство юстиції України в наказі від 12.04.2012 № 578/5 «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів».
Перелік документів і строків їх зберігання досить обширний. Його можна переглянути за посиланням: http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/RE20884.html
Закон передбачає, що строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Таким чином, паперові та електронні документи зберігаються однаковий строк.